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Bezeichnung:

602.2

Stand/Datum des Downloads:

23.09.2025

Kirchenverordnung
über den Kassenbetrieb und den Zahlungsverkehr bei kirchlichen Körperschaften in der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig (KassenVO)

Vom 20. August 2025

(ABl. 2025 Nr. 47 S. 94)

Die Kirchenregierung hat aufgrund von Artikel 98 der Verfassung der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig in Verbindung mit §§ 30 Absatz 11, 38 Absatz 2, 38 Absatz 5, 39 Absatz 2, 42 Absatz 4, 44 und 81 Absatz 1 des Kirchengesetzes über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig (HKRG) vom 22. November 2019 (ABl. 2020 S. 102), geändert am 25. November 2022 (ABl. 2023 S. 14) folgende Kirchenverordnung erlassen:

Abschnitt 1
Organisation

§ 1
Kassenleitung

( 1 ) Die Kassenleitung ist für die ordnungsgemäße, zweckentsprechende und wirtschaftliche Erledigung der Kassengeschäfte verantwortlich.

( 2 ) In Fällen des § 2 Absatz 1 Buchstabe e) und f) setzt die Kassenleitung die für die Kassenaufsicht bestellte Person über die Gegebenheiten in Kenntnis.

§ 2
Kassenpersonal

( 1 ) Das Personal der Kasse ist insbesondere verpflichtet,

1. in seinem Arbeitsbereich sorgfältig auf die Sicherheit der Kasse und des Kassenbestandes zu achten,

2. die Datenerfassung unverzüglich vorzunehmen,

3. die angeordneten Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig zu erheben oder zu leisten,

4. für eine schnelle Abwicklung der Verwahrgelder und Vorschüsse zu sorgen,

5. die Kassenleitung unverzüglich zu unterrichten, wenn sie in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten und

6. Mängel oder Unregelmäßigkeiten im Bereich der Kasse der Kassenleitung mitzuteilen.

( 2 ) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kasse dürfen nicht

1. eigene Zahlungsmittel oder Wertgegenstände in Kassenbehältern aufbewahren und

2. ohne Genehmigung der Kassenleitung Zahlungsmittel oder Wertgegenstände außerhalb der Kassenräume annehmen.

( 3 ) Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nur von den hierfür Beauftragten entgegengenommen werden.

( 4 ) 1 Die mit der Buchhaltung und die mit dem Zahlungsverkehr betrauten Personen sollen sich regelmäßig nicht vertreten. 2 Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen Stelle (§ 1 Absatz 2 HKRG).

§ 3
Geschäftsverteilung

Die Geschäftsverteilung in der Kasse ist durch die zuständige Stelle zu regeln.

§ 4
Dienst- und Fachaufsicht

( 1 ) Die Dienstaufsicht über die Kassenleitung führt eine durch die zuständige Stelle beauftragte Person (Kassenaufsicht).

( 2 ) Die Kassenleitung führt die Dienst- und Fachaufsicht über das Kassenpersonal.

( 3 ) 1 Die Kassenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht und dient der Kontrolle über den Ablauf der Geschäfte in der Kasse und der Einhaltung der Kassensicherheit. 2 Im Rahmen der Kassenaufsicht ist die Kasse zu prüfen. 3 Die Kassenaufsicht umfasst kein Weisungsrecht gegenüber dem Kassenpersonal.

Abschnitt 2
Geschäftsgang

§ 5
Kassenstunden

Die Öffnungszeiten der Kasse sind in geeigneter Weise bekanntzugeben.

§ 6
Eingänge

( 1 ) Die Kassenleitung hat darauf zu achten, dass Postsendungen und dergleichen an die Kasse ungeöffnet weitergeleitet werden.

( 2 ) Wertsendungen sind von der Kassenleitung in Gegenwart einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Kasse zu öffnen und zu prüfen.

( 3 ) 1 Eingehende Schecks (Verrechnungsschecks) sind wie Bargeld zu behandeln und zu vereinnahmen. 2 Sie sind unverzüglich zur Kontogutschrift beim Bankinstitut einzureichen.

( 4 ) Als Tag der Einzahlung gilt:

1. bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln an die Kasse der Tag des Eingangs,

2. bei Überweisungen auf ein Konto der Kasse der Tag, zu dem der Betrag gutgeschrieben worden ist.

§ 7
Kassenübergabe

( 1 ) Bei einem Wechsel der Kassenleitung ist eine Kassenbestandsaufnahme und möglichst eine Kassenprüfung vorzunehmen.

( 2 ) Bei der Kassenübergabe wirkt die für die Kassenaufsicht zuständige Person mit.

( 3 ) Über die Kassenübergabe wird eine Niederschrift angefertigt.

( 4 ) 1 Ist die Kassenleitung vorübergehend (z.B. durch Urlaub, Krankheit, dienstliche Abwesenheit oder andere Gründe) an der Wahrnehmung dieser Funktion verhindert, werden die Kassengeschäfte von der Vertretung wahrgenommen. 2 Die Wahrnehmung ist jeweils im Tagesabschluss zu vermerken.

Abschnitt 3
Geldverwaltung, Zahlungen

§ 8
Konten

( 1 ) 1 Die zuständige Stelle regelt, welche Konten unterhalten werden, und bestimmt einvernehmlich mit der Kassenleitung die Kontenbezeichnung und welche Mitarbeitenden in der Kasse Verfügungsberechtigung über die Konten erhalten. 2 Diese Befugnis kann mittels einer Vertretungsvollmacht delegiert werden.

( 2 ) Bestehende Girokonten der an der Kassengemeinschaft beteiligten kirchlichen Körperschaften sind aufzulösen beziehungsweise, sofern sie noch zwingend erforderlich sind, in Girokonten der Kasse umzuwandeln.

( 3 ) Die bestehenden Konten (einschließlich der Zahlstellen-Girokonten) sind in einer aktuellen Übersicht nachzuweisen.

§ 9
Geldanlagen

( 1 ) 1 Für die Liquiditätsplanung und -steuerung ist die Kassenleitung verantwortlich. 2 Für die Liquidität nicht benötigte Kassenmittel werden von der Stelle, die für die Geldanlage zuständig ist, angelegt.

( 2 ) 1 Die zuständige Stelle bestimmt die für die übrigen Geldanlagen und für die Verwaltung des Kapitalvermögens nach §§ 56 und 57 HKRG zuständigen Mitarbeitenden, die damit zur Errichtung von Depots und Konten befugt werden. 2 Diese Befugnis kann mittels einer Vertretungsvollmacht delegiert werden.

§ 10
Zahlungsverkehr

( 1 ) 1 Überweisungsaufträge und Schecks sind von zwei Personen zu unterzeichnen. 2 Berechtigte Personen sind in geeigneter Weise bekannt zu machen.

( 2 ) Wird der Zahlungsverkehr elektronisch vorgenommen, haben die Verfügungsberechtigten die Zahlungsliste vor Freigabe an die Bank stichprobenartig zu prüfen und zu unterschreiben.

( 3 ) 1 Aus Gründen der Kassensicherheit ist mit dem Geldinstitut zu vereinbaren, dass Abhebungen von Sparkonten nur über ein Referenzkonto der kassenführenden Stelle zulässig sind. 2 Andere Anlageformen sind ebenfalls nur über ein Referenzkonto der Kasse zu bewirtschaften.

( 4 ) Zahlungen sollen im elektronischen Überweisungsverfahren erfolgen.

( 5 ) 1 Zahlungsmittel, die der Kasse oder der Zahlstelle übergeben werden, sind in Gegenwart der Einzahlenden auf ihre Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. 2 Als Zahlungsmittel soll die Währung EURO verwendet werden. 3 In begründeten Ausnahmefällen können Fremdwährungen angenommen werden. 4 Diese sind unverzüglich bei der Bank abzuliefern und bei Gutschrift des EURO-Betrages auf dem Konto zu buchen.

( 6 ) Das Ausstellen von Verrechnungsschecks ist unzulässig.

( 7 ) 1 Das Führen von Kreditkarten und Bankkarten bedarf der Zustimmung der zuständigen Stelle. 2 Diese Befugnis kann mittels einer Vertretungsvollmacht delegiert werden.

( 8 ) 1 Bei elektronischer Zahlung von Personalkosten dient die von der datenverarbeitenden Stelle (ZGAST) erstellte Zusammenstellung der Brutto-Personalkosten als Zahlungsliste. 2 Zwei hierzu berechtigte Mitarbeitende der Kasse haben darauf zu bescheinigen, dass der Gesamtbetrag gebucht und gezahlt wurde.

§ 11
Barkasse

( 1 ) Die Barkasse ist Bestandteil der Kasse (Einheitskasse gem. § 38 Absatz 1 HKRG) und ausschließlich beim Träger der Kassengemeinschaft (§ 38 Absatz 2 HKRG) zu führen.

( 2 ) 1 Der Barbestand ist so niedrig wie möglich zu halten. 2 Er darf den versicherten Betrag nicht übersteigen.

( 3 ) Die Kasse hat sich bei Barauszahlungen davon zu überzeugen, dass die abholende Person zum Empfang berechtigt ist.

( 4 ) 1 Alle Zahlungsvorgänge (Ein- und Auszahlungen) eines Tages sind unverzüglich zu erfassen. 2 Das bei der Bank abgehobene Bargeld ist als Einzahlung, dass bei der Bank eingezahlte Bargeld als Auszahlung einzutragen.

( 5 ) 1 Bei Beendigung der Kassenstunden der vorhandene Bargeld-Sollbestand zu ermitteln und mit dem Bargeld-Istbestand abzugleichen. 2 Ergibt der Soll-Ist-Vergleich einen Fehlbetrag oder Überschuss, ist dies unverzüglich der Kassenleitung zu melden.

( 6 ) 1 Ein Wechsel in der Führung der Barkasse ist nachvollziehbar (unter Verwendung der Anlage 3) zu dokumentieren. 2 Ist die Übergabe durch den bisherigen Mitarbeitenden der Kasse nicht möglich, dokumentieren Kassenleitung und der neue Mitarbeitende der Kasse den Bestand der Barkasse.

§ 12
Quittungen

( 1 ) 1 Quittungen bei Einzahlungen sind mit einem handelsüblichen Durchschreibeblock zu erstellen. 2 Bei elektronischen Verfahren sind die hieraus generierten Quittungen zu verwenden. 3 Sie müssen enthalten:

1. die einzahlende Person,

2. die empfangsberechtigte Stelle,

3. den Betrag in Zahlen,

4. den Grund der Einzahlung,

5. den Ort und den Tag der Einzahlung,

6. die Bezeichnung der annehmenden Kasse ggf. mit Nennung der Zahlstelle,

7. die Unterschrift (Empfangsbekenntnis).

( 2 ) Name und Unterschrift der berechtigten Mitarbeitenden der Kasse sind durch Aushang im Kassenraum bekannt zu machen.

§ 13
Kassenanordnungen

( 1 ) 1 Die in der Kasse eingehenden Kassenanordnungen sind unverzüglich mit dem Eingangsdatum zu versehen, sowie auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. 2 Hat die Kasse gegen Form oder Inhalt einer Kassenanordnung Bedenken, richtet sich das Verfahren nach § 30 Absatz 12 HKRG und ist in der Kasse zu dokumentieren.

( 2 ) 1 Nimmt die Kasse Einzahlungen an, für die keine Kassenanordnung vorliegt, so informiert sie die für die Bewirtschaftung zuständige Stelle. 2 Diese hat umgehend eine entsprechende Kassenanordnung an die Kasse zu leiten.

( 3 ) Enthält ein Rechnungsbeleg die Angaben nach § 30 Absatz 3 b), c), d) und g) HKRG, genügt anstelle des Vordrucks ein Stempelaufdruck (Anlage 1) auf dem Rechnungsbeleg, in welchem die übrigen Angaben des Absatzes 3 ergänzt werden (verkürzte Kassenanordnung).

( 4 ) 1 Kassenanordnungen sind grundsätzlich elektronisch, die Anordnungs- und Feststellungsvermerke mit dokumentenechten Schreibmitteln oder in Form einer Fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) zu erstellen. 2 Ergänzend zu den Vorgaben des § 30 Absatz 3 a) - k) und Absatz 5 HKRG und § 13 KassenVO müssen Kassenanordnungen enthalten:

1. die Bezeichnung der Kasse,

2. bei manueller Ausfertigung von Kassenanordnungen eine Wiederholung des Betrages in Worten, soweit die Wertgrenze des Bundesfinanzministeriums für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG, netto) überschritten wird,

3. bei Auszahlungsanordnungen die zur Ausführung erforderlichen Angaben (Empfänger und IBAN bzw. Empfängernummer), soweit diese nicht aus den zahlungsbegründenden Unterlagen hervorgehen,

4. die für den Zahlungsempfänger/-pflichtigen erforderlichen Informationen (Verwendungszweck),

5. einen internen Buchungstext, welcher dazu geeignet ist, den eigentlichen Zahlungsgrund (ggf. unter Bezug auf einen vorhandenen Beschluss) ohne Akteneinsicht nachvollziehen zu können,

6. bei Umbuchungen innerhalb der Kassengemeinschaft (interne Buchung zwischen mindestens zwei Haushaltsstellen) einen Buchungstext im Sinne von e) und Nennung der jeweils weiteren Haushaltsstelle(n).

( 5 ) 1 Eine Einzelanordnung ist eine Kassenanordnung für einen Einzahlenden/Empfänger. 2 Eine Sammelanordnung ist eine Kassenanordnung für mehrere Einzahler/Empfänger, die sich auf die gleiche Haushaltsstelle bezieht.

( 6 ) 1 Sind einer Kassenanordnung mehrere Haushaltsstellen zugeordnet, ist für jede Haushaltsstelle eine Ausfertigung zu erstellen. 2 Jede Ausfertigung ist mit Anordnungs- und Feststellungsvermerk zu versehen.

( 7 ) Für sich wiederholende im Vorfeld feststehende Leistungen sind für eine Haushaltsstelle Daueranordnungen (bei umsatzsteuerrelevanten Vorgängen „Wiederkehrende Belege“) zu erstellen.

( 8 ) Eine Allgemeine Kassenanordnung im Sinne von § 30 Absatz 7 HKRG muss enthalten:

1. die Bezeichnung der Art der Einnahme/Ausgabe unter Angabe von entsprechenden Kennnummern (z.B. Veranstaltungsnummer, Lehrgang, Vertragsnummer),

2. den Anordnungsvermerk und die sachliche Feststellung.

( 9 ) 1 Soll die Berichtigung einzelner Angaben auf noch nicht ausgeführten Kassenanordnungen erfolgen, muss die Kassenanordnung mit einem Änderungsvermerk versehen werden, wobei die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben müssen. 2 Die Änderungen sind von einem Anordnungs- und Feststellungsberechtigten mit entsprechenden Anordnungs- und Feststellungsvermerken zu versehen.

( 10 ) Soweit bereits gebuchte Zahlungen auf eine andere Haushaltsstelle übertragen werden sollen, ist der Kasse eine Umbuchungsanordnung zu erteilen.

( 11 ) 1 Auszahlungsanordnungen sind der Kasse so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Zahlung fristgerecht (auch für Skontoabzug) geleistet werden kann. 2 Liegen der Auszahlung

1. Verträge,

2. gerichtliche oder notarielle Anerkenntnisse oder

3. sonstige Urkunden

zugrunde, so ist in der Auszahlungsanordnung darauf zu verweisen. 3 Bei Abschlagszahlungen ist anzugeben, ob es sich um die erste, zweite oder folgende Abschlagszahlung handelt. 4 Abtretungserklärungen sind beizufügen. 5 Beträge, die von Dritten an die Kasse zurückgezahlt werden, sind von der Ausgabe abzusetzen. 6 Rückzahlungen auf Ausgaben aus Vorjahren sind als Einnahmen zu behandeln.

( 12 ) 1 Forderungen sind gegenüber dem Zahlungspflichtigen unter Angabe der Haushaltsstelle geltend zu machen. 2 Alle Forderungen, die im Laufe des Haushaltsjahres fällig werden, sind bei ihrer Entstehung anzuordnen. 3 Es darf nicht erst der Geldeingang abgewartet werden. 4 Beträge, die von der Kasse an Dritte zurückgezahlt werden, sind von der Einnahme abzusetzen. 5 Rückzahlungen auf Einnahmen aus Vorjahren sind als Ausgabe zu behandeln.

( 13 ) Zur Liquiditätssteuerung sowie zur Regulierung der Bargeldbestände ist die Kasse unverzüglich über hohe Einzahlungen und hohe Auszahlungen (bar, unbar) zu unterrichten, wenn diese seitens der Kasse festgelegte Wertgrenzen überschreiten.

( 14 ) 1 Für Verwahrgelder, durchlaufende Gelder und Vorschüsse gelten die Regelungen entsprechend. 2 Bei Auszahlung von Vorschüssen ist möglichst gleichzeitig eine Annahmeanordnung über die erwartete Rückzahlung zu erstellen. 3 Die Abwicklung der Vorschuss- und Verwahrkonten hat unverzüglich zu erfolgen.

§ 14
Anordnungs- und Feststellungsbefugnisse

( 1 ) 1 Die Anordnungsbefugnis wird von der zuständigen Stelle erteilt. 2 Diese Befugnis kann mittels einer Vertretungsvollmacht delegiert werden.

( 2 ) 1 Für die der Aufsicht der Landeskirche unterstehenden kirchlichen Körperschaften werden Kassenanordnungen vom geschäftsführenden Mitglied der für die Ausführung des Haushaltes zuständigen Stelle angeordnet. 2 Bei seiner Verhinderung unterzeichnet derjenige Vorsitzende oder stellvertretende Vorsitzende, der nicht geschäftsführendes Mitglied oder bevollmächtigte Mitglied ist. 3 In sachlich begründeten Fällen kann die zuständige Stelle eine auf den jeweiligen Arbeitsbereich begrenzte Anordnungsbefugnis durch Beschluss auch auf Diakone, Kirchenmusiker, Kindertagesstättenleitungen und deren ständige stellvertretenden Leitungen oder auf die für sie zuständigen Haushaltssachbearbeitenden in den Propsteiverbänden sowie deren Abwesenheitsvertretungen übertragen.

( 3 ) Mit der Unterschrift übernimmt der Anordnende die Verantwortung dafür, dass

1. in der Kassenanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,

2. die Feststellungsvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) von den dazu Befugten abgegeben worden sind und

3. Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.

( 4 ) 1 Die Feststellungsbefugnis wird von der zuständigen Stelle erteilt. 2 Diese Befugnis kann mittels einer Vertretungsvollmacht delegiert werden.

( 5 ) 1 Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der für die Zahlung maßgeblichen Angaben ist auf der Kassenanordnung zu bescheinigen.

2 Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt, dass:

1. die im Rechnungsbeleg enthaltenen tatsächlichen Angaben richtig sind,

2. die Einnahme oder Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen im Einklang steht und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren wurde und

3. die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist.

( 6 ) Mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der zu buchende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Kassenanordnung, ihren Anlagen und in den begründenden Unterlagen richtig sind.

( 7 ) 1 Ergänzend zur sachlichen Richtigkeit ist eine Feststellung der fachtechnischen Richtigkeit erforderlich, wenn besondere Fachkenntnisse erforderlich sind, um die technische oder fachliche Qualität einer Lieferung oder einer (Dienst-)Leistung beurteilen zu können (z.B. bei komplexen Bau-/Ingenieurleistungen, bei der Beschaffung von hochwertigem technischem Inventar oder bei spezialisierten Dienstleistungen). 2 Die fachtechnische Richtigkeit soll von der Person festgestellt werden, die für die Spezifikation (z.B. Leistungsbeschreibung) der Lieferung oder (Dienst-)Leistung verantwortlich war, die der Bestellung bzw. der Beauftragung zugrunde lag. 3 In Ausnahmefällen kann die Feststellung der fachtechnischen Richtigkeit durch eine andere Person getroffen werden, die über eine entsprechende Expertise verfügt. 4 Ein Verzicht auf die Feststellung der fachtechnischen Richtigkeit ist durch die anordnungsberechtigte Person in Textform beim Beleg zu dokumentieren, wenn der Wert der erbrachten Lieferung oder (Dienst-)Leistung über 10.000 EUR (brutto) liegt.

( 8 ) 1 Bei der Ausübung der Anordnungs- und Feststellungsbefugnisse müssen mindestens zwei befugte Personen zusammenwirken (Vier-Augen-Prinzip). 2 Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit kann mit der Anordnung verbunden werden.

( 9 ) Anstelle der analogen Unterschriften können Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass diese eine EU-Konformität erfüllen und die Signaturen den jeweils unterzeichnenden Personen durch ein individuelles Zertifikat eindeutig zugeordnet werden können.

§ 15
Fälligkeit, Zahlungserinnerung, Mahnung

( 1 ) Für die Überwachung der Fälligkeitstermine der angewiesenen Beträge ist die Kasse verantwortlich.

( 2 ) 1 Ist ein Betrag zum Fälligkeitstermin nicht eingegangen, so wird dem Zahlungspflichtigen durch die Kasse (ggf. unter Einbeziehung der anordnenden Stelle) eine Zahlungserinnerung mit einer angemessenen Zahlungsfrist zugesandt. 2 Enthält die Kassenanordnung keinen Fälligkeitstermin, so erfolgt die Zahlungserinnerung vier Wochen nach Eingang der Kassenanordnung in der Kasse.

( 3 ) 1 Erfolgt innerhalb der erneuten Zahlungsfrist nach Absatz 2 kein Zahlungseingang, ist der Zahlungspflichtige von der Kasse zu mahnen. 2 Mahngebühren können nach Maßgabe der Abgabenordnung (AO) erhoben werden. 3 Von Mahnungen von Beträgen unter 5,00 EUR soll abgesehen werden. 4 Gegebenenfalls ist die entsprechende Forderung niederzuschlagen.

( 4 ) 1 Geht der Betrag nach einer angemessenen Frist nicht bei der Kasse ein, wird das gerichtliche Mahnverfahren bzw. Verwaltungszwangsverfahren eingeleitet. 2 Erscheint der Aufwand des Verfahrens im Verhältnis zum Betrag unverhältnismäßig, ist die anordnende Stelle einzubeziehen.

Abschnitt 4
Zahlstellen

§ 16
Einrichtung und Schließung von Zahlstellen

( 1 ) Zur Erledigung des örtlichen Zahlungsverkehrs können bei Bedarf Zahlstellen als Teil der Kasse der Kassengemeinschaft geführt werden.

( 2 ) 1 Über die Einrichtung und Schließung von Zahlstellen entscheidet das Leitungsorgan des Trägers der Kassengemeinschaft. 2 Diese Befugnis kann innerhalb der Verwaltung delegiert werden. 3 Die Einrichtung ist schriftlich zu dokumentieren. 4 Die Kassenleitung und die für die Kassenaufsicht bestellte Person sind zu beteiligen.

( 3 ) Die Zahlstelle kann einen Bestand an Zahlungsmitteln als Vorschuss erhalten.

( 4 ) Eine Zahlstelle soll vom Träger der Kassengemeinschaft geschlossen werden, wenn eine Notwendigkeit für den Betrieb nicht mehr besteht.

( 5 ) 1 Bei Schließung der Zahlstelle ist eine Kassenbestandsaufnahme durchzuführen und zu dokumentieren. 2 Der Saldo des Kassenbestandes ist unter Vorlage der Kassenbelege abzurechnen und auszugleichen.

§ 17
Zahlstellenverwaltung

( 1 ) 1 Die Kassenleitung bestellt eine Person zur Zahlstellenverwaltung sowie zur stellvertretenden Zahlstellenverwaltung. 2 Diese Person soll nicht bestellt werden, falls es Anhaltspunkte für die fachliche und/oder persönliche Nichteignung gibt. 3 Ist die Bestellung einer Vertretung nicht möglich, ist dies in der Niederschrift zur Errichtung der Zahlstelle zu begründen. 4 Bei Rechtsträgern, die einer kirchlichen Verwaltungsstelle angeschlossen sind, erfolgt die Bestellung auf Antrag des Rechtsträgers.

( 2 ) 1 Eine Dienstanweisung für die Verwaltung von Zahlstellen ist nach einem verbindlichen Muster (Anlage 2) zu erlassen. 2 Die eingerichteten Zahlstellen sind in einem Bestandsverzeichnis beim Träger der Kassengemeinschaft nachzuweisen.

( 3 ) Bei jedem Wechsel der Zahlstellenverwaltung ist die Übergabe der Geschäfte durch eine Niederschrift nach einem verbindlichen Muster (Anlage 3) zu dokumentieren.

§ 18
Aufgaben der Zahlstellen

1 Eine Zahlstelle ist als Bestandteil der Kasse ein ergänzendes Instrument des Zahlungsverkehrs für die festgelegten Zwecke. 2 Sie dient der nachrangigen Abwicklung von Barauszahlungen und Bareinzahlungen in Fällen, in denen eine Ausführung über die Kasse nicht zweckmäßig ist. 3 Einschränkungen (unzulässige Geschäftsvorgänge) sind im verbindlichen Muster der Dienstanweisung (Anlage 3) geregelt.

§ 19
Führung der Bücher, Belege der Zahlstelle

( 1 ) Die Zahlstellenverwaltung erfasst alle Ein- und Auszahlungen nach der Zeitfolge unter Angabe der Haushaltsstelle unter Zuordnung der Belege.

( 2 ) An jedem Tag, an dem Ein- und Auszahlungen erfolgt sind, ist der Kassen-Sollbestand zu ermitteln und mit dem Kassen-Istbestand zu vergleichen (Kassenabstimmung).

§ 20
Abrechnung der Zahlstelle mit der Kasse

( 1 ) 1 Soweit bei der Einrichtung der Zahlstelle nichts Anderes festgelegt ist, wird die Zahlstelle monatlich mit der Kasse abgerechnet. 2 Der Abrechnung hat ein Zahlstellenabschluss unmittelbar vorauszugehen.

( 2 ) Die Zahlstellenverwaltung wird über die Finanzsoftware durchgeführt.

( 3 ) Die Zahlstellenabrechnung ist nach Abschluss von der Zahlstellenverwaltung zu unterzeichnen.

( 4 ) Der Zahlstellenabrechnung sind die jeweiligen Belege beizufügen.

§ 21
Kassensicherheit bei Zahlstellen

( 1 ) Vollmacht und Bankkarte für das Girokonto der Kasse können die Zahlstellenverwaltung und die Vertretung erhalten.

( 2 ) Für die Verwaltung des Barbestandes der Zahlstelle gilt § 25 entsprechend.

§ 22
Kassenprüfung bei Zahlstellen

( 1 ) 1 Die Aufsicht über die Zahlstellen obliegt der Kassenleitung. 2 Eine Prüfung der Zahlstelle soll erfolgen, wenn

1. Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten (z.B. Mängel in der Abwicklung, Entstehung von Fehlbeständen) bekannt werden,

2. ein personeller Wechsel in der Zahlstellenverwaltung erfolgen soll.

( 2 ) Die unvermutete Prüfung einer Zahlstelle ist jederzeit möglich.

Abschnitt 5
Kassensicherheit

§ 23
Umsetzung der Kassensicherheit

( 1 ) Die Kassenleitung ist für die Kassensicherheit verantwortlich.

( 2 ) 1 Die Zugriffs- und Benutzerrechte für die eingesetzte Finanzsoftware sind auf der Grundlage eines auf landeskirchlicher Ebene abgestimmten Rollenkonzepts zu organisieren und zu dokumentieren. 2 Der Umfang der Rechte (Zugriff auf Rechtsträger, freigeschaltete Funktionalitäten u.a.) ist auf das notwendige Maß zu begrenzen. 3 Die Entscheidung über eine konkrete Zuordnung von Rollen auf Mitarbeitende obliegt auf Ebene der Träger der Kassengemeinschaften der Kassenaufsicht.

§ 24
Schlüssel

( 1 ) 1 Die Schlüssel, Zugangscodes und Ähnliches sind sicher vor unberechtigtem Zugriff zu verwahren. 2 Die Schlüsselberechtigung und -herausgabe ist zu dokumentieren (z.B. für Tresorschlüssel, Barkassenschlüssel, Dienstschlüssel, Duplikat-Schlüssel).

( 2 ) 1 Der Verlust von Schlüsseln ist der Kassenleitung unverzüglich anzuzeigen. 2 Die Kassenleitung regelt im Einvernehmen mit der zuständigen Stelle das Weitere und setzt die Kassenaufsicht in Kenntnis. 3 Diese Befugnis kann innerhalb der Verwaltung delegiert werden.

§ 25
Zahlungsmittel und Wertgegenstände

( 1 ) 1 Zahlungsmittel, Schecks, Sparbücher und sonstige Urkunden über Vermögenswerte und Ansprüche sind in einem geeigneten Kassenbehälter (z.B. Tresor, Stahlschrank) unter Verschluss zu nehmen. 2 Zahlungsmittel zur Erledigung der laufenden Kassengeschäfte sind von der mit der Führung der Barkasse bzw. Zahlstelle beauftragten Person in einem geeigneten, verschließbaren Behälter (Geldkassette) aufzubewahren. 4 Dieser Behälter ist nur während des einzelnen Zahlungsvorganges geöffnet zu halten. 5 Die versicherungstechnischen Wertgrenzen sind zu beachten.

( 2 ) 1 Zahlungsmittel, Bank- und Bezahlkarten sowie Wertgegenstände, die nicht zum Bestand der Kasse gehören, dürfen nur mit schriftlicher Dokumentation und nur getrennt von den Beständen der Kassen in den unter Absatz 1 genannten Behältnissen aufbewahrt werden. 2 Hinsichtlich der Bank- und Bezahlkarten und der dazugehörigen PINs sind die Hinweise der ausgebenden Bank zur Aufbewahrung zu beachten.

( 3 ) Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.

§ 26
Kassenbücher, Protokolle, Belege

( 1 ) 1 Bücher nach § 46 HKRG sind gesichert aufzubewahren. 2 Die Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten.

( 2 ) 1 Kassenbücher, Belege und Akten dürfen nur den mit Prüfungen Beauftragten ausgehändigt werden. 2 Anderen Personen ist die Einsicht in die Unterlagen nur zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse dargelegt wird.

§ 27
Geldbeförderung

Bei Geldtransporten sind besondere Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:

1. Beträge von mehr als 10.000 EUR sind von zwei geeigneten Personen zu befördern.

2. Der zu befördernde Geldbetrag darf die Höhe des gegen Beraubung versicherten Wertes nicht übersteigen.

Abschnitt 6
Buchführung und Belege

§ 28
Buchführung

( 1 ) 1 Eingehende Buchungsbelege sind zeitnah, d.h. in der Regel am auf den Eingang folgenden Arbeitstag zu erfassen und zu buchen. 2 Die Belege sind mit einem Buchungsvermerk zu versehen. 3 Buchungsrückstände von mehr als drei Arbeitstagen sowie Kassendifferenzen, die nicht innerhalb von zwei Arbeitstagen aufgeklärt werden konnten, hat die Kassenleitung der Kassenaufsicht anzuzeigen.

( 2 ) Für wiederkehrende Ausgaben (z.B. öffentliche Abgaben) kann der Träger der Kassengemeinschaft Lastschriftmandate erteilen.

( 3 ) Grundsätzlich erfolgen alle Buchungen aufgrund von Kassenanordnungen, die den Vorschriften des HKRG entsprechen.

( 4 ) 1 Ausnahmen sind die Vorgänge nach § 30 Absatz 11 HKRG. 2 Für diese werden interne Buchungsbelege erstellt.

§ 29
Anlagenbuchhaltung

( 1 ) 1 Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es, Veränderungen des Sachanlagevermögens sowie der dazugehörigen Sonderposten buchhalterisch zu erfassen. 2 Hierzu gehören:

1. Anlage und Pflege der Stammdaten der Anlagenbuchhaltung,

2. Buchung der Belege (erstmalige Erfassung eines Anlagegutes),

3. Buchung von Zu- und Abgängen des Sachanlagevermögens,

4. Prüfung und Festlegung der Nutzungsdauer,

5. Durchführung und Prüfung des Abschreibungslaufs und

6. Abstimmung mit der Bilanzbuchhaltung, insbesondere Mitwirkung an den Jahresabschlussarbeiten.

( 2 ) Bei Erfassung von Buchungen in der Anlagenbuchhaltung sind auf dem buchungsbegründenden Beleg die Anlagennummern zu notieren.

§ 30
Erfassungsunterlagen

( 1 ) Die Datenerfassung darf nur aufgrund ordnungsgemäßer Belege vorgenommen werden.

( 2 ) Kasseninterne Buchungsbelege, die gemäß des § 30 Absatz 11 HKRG ohne Kassenanordnung abgewickelt werden dürfen, müssen von zwei Mitarbeitenden der für die Aufgaben von Kasse und Buchhaltung zuständigen Organisationseinheit unterzeichnet werden.

§ 31
Abstimmung

( 1 ) Alle unbaren zahlungswirksamen Buchungen sind anhand der Kassenanordnungen und der Erfassungsprotokolle von zwei Mitarbeitenden der für die Aufgaben von Kasse und Buchhaltung zuständigen Organisationseinheit auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen und durch Unterschrift auf dem Tagesabschluss sowie auf der im Anschluss erzeugten Zahlungsliste zu dokumentieren.

( 2 ) Die Abstimmung der Zahlwege erfolgt vor dem Tagesabschluss.

( 3 ) 1 Die mit der Führung der Barkasse beauftragte Person hat diese bei Bestandsveränderungen am selben Tag abzustimmen und abzuschließen. 2 Die Abschlüsse sind der Kassenleitung zur Gegenzeichnung vorzulegen.

( 4 ) 1 Bei der Übernahme von Daten aus vorgelagerten Verfahren bestätigt die mit dem Import betraute Person, dass der Saldo der automatisierten Buchungen mit der von der datenliefernden Stelle mitgeteilen Summe überstimmt. 2 Dies erfolgt durch Bestätigung und Unterschrift auf dem Zeitbuch des Tagesabschlusses, mit dem die Daten eingelesen wurden.

§ 32
Ordnen der Belege

( 1 ) 1 Die Belege mit zahlungsbegründender Unterlage sind grundsätzlich nach der Ordnung des Sachbuches in der Belegsammlung der jeweiligen Rechtsträger aufzubewahren. 2 Belege, die bei Zahlstellen erfasst werden, können davon abweichend zusammen mit der Zahlstellenabrechnung abgelegt werden. 3 Belege, die zu mehreren Buchungsstellen innerhalb eines Rechtsträgers gehören, sind bei der ersten Stelle einzuordnen. 4 Bei den weiteren Buchungsstellen ist ein entsprechender Hinweis aufzunehmen. 5 Die endgültige Aufbewahrungspflicht beim Rechtsträger nach Ende der Haushaltsperiode bleibt unberührt.

( 2 ) Geht ein Beleg verloren, wird ein Ersatzbeleg gefertigt, der als solcher zu kennzeichnen ist.

Abschnitt 7
Schlussbestimmungen

§ 33
Übergangsregelungen

Die Regelungen für Zahlstellen gemäß Abschnitt 4 sind unverzüglich anzuwenden.

§ 34
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

1 Diese Kirchenverordnung tritt am 1. September 2025 in Kraft. 2 Gleichzeitig tritt die Kirchenverordnung über den Kassenbetrieb und den Zahlungsverkehr bei kirchlichen Körperschaften in der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig (KassenVO) vom 2. November 2020 (ABl. 2021 S. 20) außer Kraft.

Anlage 1 - Stempelvordruck für verkürzte Kassenanordnungen gemäß § 13 Absatz 3

Anlage 2 - Dienstanweisung für die Zahlstellenverwaltung gemäß § 17 Absatz 2

Anlage 3 - Niederschrift über den Wechsel einer Zahlstellenverwaltung gemäß § 17 Absatz 3