Um eine einheitliche Einrichtung der Registraturen der Kirchengemeinden und Propsteien im Bereich der Ev.-luth. Landeskirche in Braunschweig zu erreichen, ist die vorliegende Registraturordnung als Richtschnur für die Ablage des Schriftwechsels zu beachten.

Sämtliche relevanten Vorgänge aus der laufenden Tätigkeit des Pfarramtes und der Kirchenvorstände sind zu den Akten zu nehmen, ungeachtet des Dateiformates, in dem sie entstanden sind. Älteres Schriftgut ist nach Bedarf, spätestens aber nach Ablauf von 30 Jahren aus der laufenden Registratur auszusondern und nach Maßgabe der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung (RS 906) der Altregistratur zuzuführen. Akten, die vor mehr als 30 Jahren geschlossen wurden, werden, sofern sie archivwürdig sind, in das Pfarrarchiv übernommen.

Zur Ablage des Schriftwechsels in Hängeheftern ist jedes Schreiben mit einem Aktenzeichen zu versehen.

Die Sachordnung (Registratur-Plan) ist systematisch aufgebaut. Die Sachordnung umfasst 6 Hauptgruppen (A – F), jede Hauptgruppe ist in Untergruppen und jede Untergruppe in Sachbetreffe unterteilt.

Akten werden bei Bedarf auf der Ebene der Sachbetreffe angelegt. Sollte sich ein Betreff für örtliche Angelegenheiten nicht als ausreichend erweisen, können darunter weitere Akten für zugehörige Vorgänge mit differenzierten Aktentiteln angelegt werden. Es ist nicht nötig, in jeder Registratur Hängehefter für solche Aktenzeichen anzulegen, für die noch keine Vorgänge vorliegen. Kursiv gesetzte Betreffe und Untergruppen sind nicht mehr aktuell; künftig sollte dazu kein Schriftgut mehr anfallen. Sie können ggf. zur Gliederung älteren Schriftgutes weiterhin genutzt werden. Über die tatsächlich angelegten Akten ist ein Verzeichnis zu führen.

Ergänzungsvorschläge für Gruppen und Sachbetreffe sind an das Landeskirchliche Archiv zu richten.

Wird in der im Pfarramt geführten Registratur nicht nur der Schriftwechsel einer Kirchengemeinde, sondern auch derjenige weiterer zum Gestaltungsraum gehörender Kirchengemeinden aufbewahrt, so müssen die Aktendeckel die Buchstaben a, b, c, d usw. tragen.

In Kirchengemeindeverbänden ist für den Schriftwechsel, welcher aus der Tätigkeit auf Kirchengemeindeverbandsebene erwächst, eine eigene Registratur anzulegen.

Die Akten sind vor unbefugter Einsichtnahme in einer Hängeregistratur zu verwahren; Akten der Gruppe B sind ggf. gesondert verschlossen zu verwahren.

Die Hängehefter dürfen nur die 6 verschiedenen Farben, welche den Hauptgruppen entsprechen, aufweisen: A (rot), B (grün), C (blau), D I und II (grau), E (orange), F (gelb).

Die Beschriftung der Hängehefter (Aktenzeichen, Sachbetreff/Aktentitel, Beginn der Aktenlaufzeit, ggf. Bandzahl und Kleinbuchstaben gemäß Punkt 6; z.B. Kirche Warle: Heizung, Reinigung und Beleuchtung, 2020 - …, Bd. 3. AZ: D II 1-4) ist mit alterungsbeständiger Tinte vorzunehmen. Die Endlaufzeit wird bei Schließung der Akte und Übernahme in die Altregistratur ergänzt.

Bei der Ablage von Schriftstücken ist auf unnötige Kunststofffolien und Heftklammern zu verzichten. Das Verwenden von Klebstoffen ist zu vermeiden.

Bevor die Ordnung beginnt, ist festzustellen, ob sich der gesamte Schriftwechsel an Ort und Stelle befindet. Der Verbleib fehlender Vorgänge ist zu klären, gegebenenfalls ist das Landeskirchliche Archiv einzubeziehen.

Die Sichtung des abzulegenden Schriftwechsels ist entsprechend der Gruppengliederung vorzunehmen. Es ist Vorsorge zu treffen, dass ausreichend Platz zur Verfügung steht und Unbefugte keinen Zugang zu offenliegenden Schriftwechseln erhalten.

Fehlende Aktenzeichen sind zu ergänzen.

Werden bei der Ordnungsarbeit Schriftstücke gefunden, die älter als 30 Jahre sind, so ist deren Übernahme in das Pfarrarchiv zu prüfen. Schriftgut, das in die Registratur einer anderen Kirchengemeinde gehört, ist in diese abzulegen bzw. an das zuständige Pfarramt abzugeben. Die räumliche Verlagerung einer Registratur oder Altregistratur bedarf der Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs.

Beziehen sich Schriftstücke auf mehrere Sachgebiete, so muss bei Ablage unter einem Sachbetreff ein Hinweis in die weiteren in Frage kommenden Akten aufgenommen werden. Alternativ kann eine Kopie eingeheftet werden, welche einen Hinweis auf den Verbleib des Originals enthält.

Die Einordnung hat so zu erfolgen, dass das älteste Schriftstück als 1. Blatt in dem Schnellhefter eingeklammert wird.

Planzeichnungen, Kartenblätter und Skizzen sind in Umschläge einzustecken und dem betreffenden Schnellhefter einzufügen. Bei Großformaten sind sie gesondert aufzubewahren, aber mit dem entsprechenden Aktenzeichen zu versehen.