Richtlinien für die Vergabe von Bauleistungen an und in kirchlichen Gebäuden und Räumen

1 Bei der Vergabe von Bauleistungen im kirchlichen Bereich soll der sachgerechte, insbesondere wirtschaftliche Einsatz der den kirchlichen Körperschaften jeweils für Bauzwecke zur Verfügung stehenden Mittel gewährleistet werden. 2 Überdies ist darauf zu achten, dass Bauaufträge an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen erteilt werden sowie wettbewerbsbeschränkenden und wettbewerbswidrigen Handlungsweisen entgegengewirkt wird. 3 Die Auftragsvergabe erfolgt grundsätzlich schriftlich.

Bei der Vergabe von Bauleistungen soll die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) in ihrer jeweils geltenden Fassung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen angewendet werden.

1 Bei Bauleistungen von mehr als 30.000 Euro netto soll eine beschränkte Ausschreibung (gegebenenfalls nach öffentlicher Aufforderung, Teilnahmeanträge zu stellen – Öffentlicher Teilnahmewettbewerb –) durchgeführt werden. 2 Eine Abweichung von diesem Grundsatz ist nur mit Zustimmung des Landeskirchenamtes möglich. 3 Wird eine Baumaßnahme durch Zuwendungen Dritter ganz oder anteilig finanziert, so sind deren Zuwendungsbedingungen zu beachten. 4 Eine freihändige Vergabe kann bei Bauleistungen bis zu 30.000 Euro netto vorgenommen werden. 5 Bei Aufträgen mit voraussichtlichen Kosten von mehr als 10.000 Euro netto sollen mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

1 Grundsätzlich soll zur Abgabe eines Angebotes nur aufgefordert werden, wer einer Kirche angehört, die in der Arbeitsgemeinschaft christlicher Kirchen (ACK) mitarbeitet. 2 Zudem soll mindestens ein Unternehmen außerhalb des Gebietes der kirchlichen Körperschaft ansässig sein, die den Auftrag vergibt. 3 Im Rahmen der Vergabe ist auf eine Streuung der aufgeforderten Unternehmen zu achten. 4 Unternehmen, die mit der Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen betraut waren, sollen bei der Auswahl des Bieterkreises keine Berücksichtigung finden.

1 Bauleistungen sollen grundsätzlich im Rahmen von Einheitspreisverträgen vergeben werden. 2 Werden Bauleistungen im Rahmen eines Pauschalvertrages vergeben, so ist darauf zu achten, dass dem Angebot eine detaillierte Baubeschreibung beigefügt ist.

1 Bei der Gestaltung der Vergabe- und Vertragsunterlagen ist auf deren Vollständigkeit und auf eindeutige Formulierungen zu achten. 2 Auf die Erstellung der Leistungsbeschreibung nach den Vorgaben der VOB/A ist ein hohes Maß an Sorgfalt zu verwenden. 3 Dies gilt auch bei der Einholung von Angeboten im Wege der freihändigen Vergabe, da nur so eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleistet ist. 4 Insbesondere müssen die Mengen nach dem tatsächlichen Bedarf ermittelt werden. 5 Stundenlohnarbeiten sollen nur im Ausnahmefall angesetzt werden und bedürfen einer besonderen Begründung. 6 Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen ist auf die Vereinbarkeit mit der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B zu achten. 7 Im Übrigen sind jeweils die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ der Landeskirche zu verwenden. 8 Auf die Vereinbarung von Sicherheitseinbehalten für die Vertragserfüllung soll verzichtet werden. 9 Für die Erfüllung der Verpflichtungen aus der Gewährleistung kann ab einer Abrechnungssumme von 30.000 Euro in der Regel 5 vom Hundert des Betrages als Sicherheitsleistung erhoben werden. 10 Bei einer Abrechnungssumme ab 250.000 Euro ist eine solche Sicherheitsleistung zu erheben. 11 Von den aufgeforderten Unternehmen ist eine Tariftreueerklärung zu fordern.

1 Die Angebote sind entsprechend den Vorgaben der VOB/A zu prüfen und zu werten. 2 Durch interne Organisation ist sicherzustellen, dass die Erstellung der Ausschreibung einerseits und die Durchführung des Eröffnungstermins andererseits von verschiedenen Personen wahrgenommen werden. 3 Der Zuschlag ist auf das – unter Berücksichtigung aller relevanten Gesichtspunkte – wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. 4 Die Ortsansässigkeit eines Bieters allein stellt keinen Gesichtspunkt dar, der die bevorzugte Wertung eines Angebotes rechtfertigt. 5 Sofern das relevante Angebot eine Abweichung von 20 vom Hundert zum nächst höheren Angebot aufweist, soll die Kalkulation des billigsten Angebotes überprüft werden. 6 Bei Unklarheiten ist dem Bieter aufzugeben, die ordnungsgemäße Kalkulation seines Angebotes schlüssig nachzuweisen.

Auf eine Dokumentation des Vergabeverfahrens, insbesondere auf die Anfertigung von Niederschriften über den Eröffnungstermin und Vergabevermerken sowie auf die vertrauliche Behandlung und sorgfältige Verwahrung der Unterlagen, ist zu achten.

1 Das Landeskirchenamt ist Nachprüfungsstelle im Sinne der VOB/A für die Prüfung behaupteter Verstöße gegen die Einhaltung der Vergabebestimmungen bei Baumaßnahmen kirchlicher Körperschaften. 2 Für die Prüfung von Vergabeverfahren sind dem Landeskirchenamt auf Anforderung unverzüglich die folgenden Unterlagen vorzulegen:

3 Einwendungen gegen das Vergabeverfahren sind unverzüglich an das Landeskirchenamt weiterzuleiten. 4 Bis zur Entscheidung des Landeskirchenamtes als Nachprüfungsstelle ist eine Zuschlagserteilung auszusetzen. 5 Gegebenenfalls ist die Zuschlagsfrist nach den Regelungen der VOB/A zu verlängern.

1 Diese Richtlinien treten am Tage nach ihrer Bekanntmachung¹# in Kraft. 2 Gleichzeitig treten die Richtlinien für die Vergabe von Bauleistungen an und in kirchlichen Gebäuden vom 25. Oktober 2016 (ABl. 2017 S. 19) außer Kraft. 3 Zur Ausführung dieser Richtlinien werden verbindliche Formblätter zur Verfügung gestellt.²#

4 Für Dritte, die im Auftrag der kirchlichen Körperschaften Immobilien verwalten und die nicht selbst kirchliche Körperschaft sind bzw. nicht der verfassten Kirche zugeordnet sind, treten zunächst nur die Bestimmungen zu I., II. und VIII. in Kraft.